第三章　組織

第一條　主管單位：本社團主管單位為南華大學學生事務處課外活動指導組。

第二條　輔導單位

第一項    依據「南華大學學生課外輔助辦法」第三章第七條之規定，各社團皆須聘請本校專、兼任教職員，擔任社團輔導老師，每位老師輔導社團不得超過三個為原則；社團如有專業學習之必要，得增聘校外技術指導老師一名。

第二項    依據「南華大學學生課外輔助辦法」第五章第廿八條之規定，各社團如需邀請校外人士做學術演講，或擔任指導老師，須於事前經輔導老師核准並向學務處報備後方得邀請。

第三項    依據「南華大學學生課外輔助辦法」第三章第九條之規定，社團輔導老師主要職責如下：

　　　　        一、輔導社團幹部進行社團活動之設計、發展等事宜。

　　　　        二、列席並給予社團各類會議建議。

　　　　        三、輔導社團刊物之出版。

　　　　        四、輔導及審核社團經費之運用。

　　　　        五、對社團成員或幹部之表現，得填具獎懲建議表，送學務處核定獎懲。

第三條　職務設置

　　第一項　本社團設置社團負責人(社長)、社團副負責人 (副社長)、文書處理一名、總務一名、器材管理一名、美術編輯一名、活動企劃一名、公共關係兩名共計八項職務，總計九人。

　　第二項　職務責任

一、社團負責人 (社長)

　　依據「南華大學學生課外輔助辦法」第三章第十五條之規定，社團負責人主要職責如下：

 　　1. 本社團幹部應對本社團所決策之事項及所屬職務負責。

 　　2. 本社團負責人應對內主持社務；對外代表本社團。

 　　3. 遴選社團幹部及招收社團成員。

 　　4. 規劃及推展社團活動。

 　　5. 召集和主持社團會議。

 　　6. 社團財產與經費之管理與運用。

 　　7. 出席社團負責人之聯席會議。

 　　8. 社團其他重要事項之處理。

 　　9. 社團輔導老師與指導老師之聘請。

 　　10.社團負責人(社長)執行前述項目 3至 8之任務時，須事先向社團輔導老師報備。

 

    二、社團副負責人 (副社長)

　　　1.本社團幹部應對本社團所決策之事項及所屬職務負責。

　　　2.協助遴選社團幹部及招收社團成員。

　　　3.協助規劃及推展社團活動。

　　　4.若社團負責人因故無法執行職權時，由社團副負責人代理召集和主持社團會議。

　　　5.若社團負責人因故無法執行職權時，由社團副負責人代理出席社團負責人之聯席會議。

　　　6.協助社團其他重要事項之處理。

　　　7.本社團幹部應對本社團所決策之事項及所屬職務負責。

　　　8.負責各部門聯繫工作。

　　　9.協助社團負責人各項社務執行。

　　　10.協助召集會議，並提供社團負責人會議記錄結果備忘，以利執行社務。

　　　11.社團負責人因故無法使職權時，由社團副負責人代理行使職權致新任社團負責人上任為止。

 

　　三、文書處理

　　　1.本社團幹部應對本社團所決策之事項及所屬職務負責。

　　　2.負責資料處理、文宣稿內容、社團通訊錄製作及更新維護、檔案歸檔、

　　　　各項會務宣傳及會議記錄。

　　　3.提供正副社長會議記錄結果，以利執行社務。

　　　4.會同美術編輯籌組社團刊物編輯小組，並定期發行社團刊物。

　　　5.依據「內政部會議規範原則」之規定，開會應備置議事紀錄，其主要項

　　　　目如下：

　　　      A.會議名稱及會次。

　　　      B.會議時間。

　　        C.會議地點。

　　　      D.出席人姓名及人數。

　　　      E.列席人姓名。

　　　      F.請假人姓名。

　　　      G.主席姓名。

　　　      H.紀錄姓名。

　　　      I.報告事項。

　　　      J.選舉事項，選舉方法，票數及結果。（無此項目者，從略）

　　　      K.討論事項，表決方法及結果。

　　　      L.其他重要事項。

       ※議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署。

       ※各該會議得設置紀錄委員會，專司核對紀錄事宜，如有異議，應向大會提出報告。

 

    四、總務

1.    本社團幹部應對本社團所決策之事項及所屬職務負責。

2.    社團所有收入及出支必須全部登入記載，社團經費任何異動應全部登載至社團帳簿，提供日後存查。

3.    總務最少每月一次帳目會報，告知所有社團幹部目前經費狀況，並適時提出開源節流之方案。

4.    於每月月底填寫『財務報表』，使社團成員了解社團財務狀況，並供主管單位審核。

5.    每學年社團移交時，應將本社團收、出支記帳簿及財產清冊交至主管單位備查。

6.    若需申請核銷款項，必須填寫『款項核銷申請書』及『收據』，並附上支出憑證及項目明細，若不符合條件者，恕不受理。

7.    若需申請預支款項，必須填寫『款項預支申請書』及『收據』，並附上支出憑證及項目明細，若不符合條件者，恕不受理。

 

    五、器材管理

　　　1.本社團幹部應對本社團所決策之事項及所屬職務負責。

      2.負責活動開會場地租借及相關單位之聯繫接洽事宜。

      3.負責器材租借、協調、操作問題。

      4.協辦活動部門採買、選購、運送問題。

      5.管理本社社産及社辦之使用租借。

      6.定期保管、維護及清點社團財產，並於每月至少一次會報。

      7.器材保管須於每次活動後及每月月底清點器材，若有遺失或損者，需於

　　　　社團會議時呈報並提出處理或賠償方式。

 

　　六、活動企劃

　　　1.本社團幹部應對本社團所決策之事項及所屬職務負責。

　　　2.負責活動企劃、預算、宣傳企劃等事宜。

　　　3.活動企劃組舉辦各項活動前，必須擬定企劃案、預算表、工作時間活動

　　　　進度表並召開活動企劃會議。

 

　　七、美術編輯

　　　1.本社團幹部應對本社團所決策之事項及所屬職務負責。

　　　2.負責社團各項美術編輯與設計。包括社團網頁製作、海報設計、DM設

　　　　計、場地佈置設計等…各項美術編輯與規劃。

　　　3.會同文書處理籌組社團刊物編輯小組，並定期發行社團刊物。　

 

　　八、公共關係

　　　1.本社團幹部應對本社團所決策之事項及所屬職務負責。

　　　2.負責對本社團以外之社團、社團及校外團體聯絡、聯誼和接洽贊助或合

　　　　作廠商。

　　　※社團對外接洽或交涉事項，不得擅自對外行文，如有必要得簽准。以學校名義行文。　　

　　　　其程序如下：負責人擬稿 →課外活動組 →秘書室 →校長→文書組發文。擅自對外行

　　　　文，按校規議處。

　　　3.本社團承辦活動邀請嘉賓之招待。

　　　4.遴選召集活動招待成員，並訓練組員儀態及禮節。

 

第四條  任期與資格

　　一、社團負責人

　　　1.參照「南華大學學生課外輔助辦法」第三章第十一條之規定，凡前一學

　　　　期總成績未達六十五分，操性成績未達八十分者，不得為社團負責人。

　　　2.依據「南華大學學生課外輔助辦法」第三章第十二條之規定，各社團負

　　　　責人暨幹部以每年改選一次為原則，得連任一次；改選工作應於每學年

　　　　第二學期期末考結束前一個月辦理。

　　　3.擔任社團幹部之社團成員，概為義務無給職，每一學生每一學年以擔任

　　　　一個社團負責人為宜。

　　　4社團負責人未經呈報請示主管單位核可，不得中途改選。若因故不能使

　　　　職權時不另行改選，由社團副負責人代理本期負責人會務。

 

　　二、社團幹部

　　　1.現為南華大學之在學學生。

　　　2.社團幹部未經呈報請示社團核可，不得中途請辭。若因故不能使職權時，依據本社團負責人之責任章程第 3項條件，經由輔導老師核可，負責人重新聘用之。

　　　3.依據本社團負責人之責任章程第 3項條件委任之社團幹部，任期一年，可連任。

　　三、社團行政顧問

　　　1.於本社團服務一學年以上具幹部經驗者為宜。

　　　2.依據本社團負責人之責任章程第 3項條件委任之社團幹部，任期一　年，可連任。